モチベーションを高めるためにワークフローシステムを導入する

仕事の効率化

多くの企業が仕事の効率化を目指す上で、ワークフローの改善を図っています。こちらでは、そんな企業におすすめできるワークフローシステムの魅力についてご紹介しています。

ワークフローを改善

ウーマン

ワークフローシステムの魅力

ワークフローとは、企業内部で行われる稟議書や申請書、報告書の提出など、業務に関する一連の流れのこと言います。そして、ワークフローシステムとはその流れを管理するソフトウェアになります。今ではこのワークフローシステムは仕事を円滑にするために多くの企業が注目し導入しています。ワークフローシステムを導入することでどのようなメリットがあるかというと、稟議書や申請書、報告書といった紙の書類をペパーレス化することができるということです。また、申請フォームを作成することによって簡単かつ正確な情報入力が行えるのもワークフローシステムの魅力でしょう。そして、クラウド版のワークフローシステムを導入すれば、スマホからでも申請業務や承認業務を行なうことができるので、出張や外出していても仕事を円滑に行えます。

情報共有ツールの魅力

ワークフローの一環として、情報共有ツールを導入するのもいいでしょう。会社での伝達力というものは、仕事を円滑にする上で非常に大切なものです。また、社内でのコミュニケーションの活発化を目指す上でも情報共有は重要視すべきポイントになります。コミュニケーションがある会社とない会社では、社員のモチベーションも大きく異なります。だからこそ、コミュニケーションの活発化を目指す企業の多くが情報共有ツールを導入しているのです。また、情報共有ツールを導入することで、一人一人の活動報告がリアルタイムで確認することができます。その結果、誰が今どんな仕事をしているのかがはっきりと分かります。

ワークフローの導入手順

現状の業務を確認する

ワークフローシステムを導入するにあたり、まず自社での業務がどうなっているか確認し、客観的に見ることが大切です。現状でどのような申請書や報告書があるのか、それぞれでの承認ルートがどうなっているのかなどが挙げられます。

ユーザー情報・承認ルート、申請書の設計

会社で働いている各部門、役職などでユーザー情報を登録します。その際に、承認ルート、申請書や報告書での決裁者を社内の決裁権限規定に従い、設定しておくといいでしょう。また、既に申請書が紙で存在しているのならどの項目が必要なのか、不要なのかを調べ、厳選しシステム化をするべきです。

ワークフローシステムを検証

登録ユーザー、承認ルートの設定、申請書の作成が終わったら、ワークフローシステムを実際に利用してみて検証を行ないましょう。登録ユーザーがログインできるか、申請・承認が正常か、印影や採番が正しい手順で表示されるかなどが検証ポイントになります。また、機能の拡張や外部システムと連携している場合には、他にも慎重に検証を行なうべきです。

ワークフローシステムの運用

ワークフローシステムを検証し終わったらいよいよ運用を開始していきます。運用にあたり、予期しない事態に備えて、バックアップをこまめにとっておくといいです。また他にも、組織図が変更したときや人事異動があった場合のためにも、改変の手順を確認しておくといいでしょう。

ITツールの補助制度

企業でITツールを導入する場合にはITツールの補助制度を利用できるケースがあります。ITツールの導入を考えているのなら、自社が補助制度に該当するものかどうか確認し、導入するといいでしょう。

ワークフローの製品

今ではワークフローにも様々な製品が販売されています。その中でも自社の導入目的にあったシステムを導入するためにもこちらから見ておきたいポイントを押さえておきましょう。

ワークフローの製品で見ておきたいポイント

  • 導入するときの初期コスト
  • 導入してからの月々の値段
  • システム機能やフォーム
  • ユーザーの最大登録数
  • 過去に導入した企業の事例
  • 外部システムとの連携が可能かどうか

ITツールの補助制度

企業でITツールを導入する場合にはITツールの補助制度を利用できるケースがあります。ITツールの導入を考えているのなら、自社が補助制度に該当するものかどうか確認し、導入するといいでしょう。

[PR]

eラーニングシステムを導入しよう
人材育成が手軽にできるのがメリット♪ テレビ電話面接が便利だと話題に♪
採用スピードアップに繋がる!

大人気のワークフロー!
情報共有に役立つ♪

モチベーションの問い合わせ
申し込みがしやすい!

ワークフローシステムで業務が効率化
オンラインデモが試せる